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Pour utiliser une base de données dans Microsoft Word, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de fusion et publipostage de Word, qui vous guide à travers un processus qui peut extraire des données de formulaire-lettre d’une variété de sources de données. Ou vous pouvez créer les tables de la base de données dans le mot lui-même.

Difficulté : modérée

Instructions

Vous aurez besoin de choses

• Microsoft Word
• Microsoft Access ou application de base de données similaires

1. Ouvrez Word et de commencer à créer une lettre de forme pour utilisation dans la fonctionnalité de fusion et publipostage de Word : cliquez sur “outils, « Mailings, »”Start publipostage”et puis « étape par l’Assistant de fusion et publipostage étape. »
2. Ouvrez Microsoft Access (ou une autre application qui peut créer des tableaux de données, par exemple Excel) et créer un tableau avec les données suivantes. Tapez la ligne du haut qui suit comme en-tête de la table :

   fname, CODEP, ville, État John, Smith, Jonestown, NY Betty, Crocker, Smithville, MA.

   Enregistrer les données de l’échantillon avec le nom du fichier « mydata ».

3. Retour à Word et sélectionnez l’option « Lettres » dans la fenêtre de fusion et publipostage. Cliquez sur le lien « Starting document » au bas de cette fenêtre, puis « Utiliser le document actuel » à l’invite de « Sélectionner le document de départ ».
4. Choisissez « Utiliser une liste de » à l’invite de « Sélectionner les destinataires », puis cliquez sur le bouton « Parcourir ». Table de sélectionner le « mydata » que vous avez créé précédemment à l’aide de la boîte de dialogue « Source de données Select », puis appuyez sur « Open ». La presse « OK » dans la boîte de dialogue « destinataires du publipostage » importer toutes les lignes de données.
5. Cliquez sur le lien « Écrire votre lettre » dans la fenêtre de fusion et publipostage, puis collez la lettre suivante d’échantillon dans le document :

   À: « fname », « lname » « city », « État » chers « fname »: Je vous remercie pour l’achat de notre entreprise. J’espère que vous et vos voisins en « city » jouissent du produit. Salutations, la grosse entreprise

6. Chacun des mots dans la lettre de l’échantillon qui sont entourés de remplacer le “<>” caractères, avec le code de champ de fusion correspondant : pour « < >, » par exemple, sélectionnez le texte complet « < > » et appuyez sur « Insérer champ de fusion, » sur la barre d’outils de Word, puis en cliquant sur « fname. »
7. Appuyez sur le lien « Prévisualisation vos lettres » de la fenêtre publipostage après l’insertion de tous les champs de fusion. Presse le “<>” boutons dans la fenêtre de fusion pour voir comment Word a remplacé chacun des codes fusion que vous avez inséré avec les données de la table de base de données. Imprimer ou enregistrer le document résultant.
8. Vous pouvez également créer une base de données dans Word pour utilisation dans une autre application. Collez les données de l’échantillon de l’étape 2 dans un nouveau document Word. Enregistrez le document comme “WordDatabase.csv” et choisissez l’option « plain text » dans la liste déroulante de « Enregistrer comme type ».
9. Ouvrez Microsoft Access et sélectionnez « Données externes », suivie par « Fichier de texte ». Sélectionnez le fichier Word, que vous venez de créer dans la boîte de dialogue « Get données externes » accès. Cliquez sur le “.. .new table…” option dans cette boîte de dialogue.
10. Continuer par le biais de la boîte de dialogue en appuyant sur « Next » jusqu’à ce que vous voyez à l’écran contenant le texte « la première ligne contient le nom de domaine ». Cochez la case à côté de ce texte, puis appuyez sur « Finish », suivie de « Close » pour terminer l’importation des données. Notez que l’accès a créé une nouvelle table ne duplique votre tableau Word. Utilisez cette table, comme vous le feriez pour tout type de table dans Access : pour les requêtes, pour relier d’autres données de clients, ou pour le mot mail fusionne, par exemple.